会社を運営していくと、会計帳簿や株主総会の議事録等の書類がたまっていきます。

この書類については、保存期間が法律で決められているものもあります。

会計帳簿ですと7年、株主総会等の議事録ですと10年となっています。この期間を過ぎれば、法律上は保存義務がなくなります。

しかし、捨てずに残しておくほうがよい場合もあります。

たとえば、運送業の許可申請をおこなう場合に、営業所をプレハブで申請するときには、その使用権限があるかどうかを証明する書類の提出が求められます。

売買契約書が残っていれば問題ありませんが、契約書がない場合には、請求書・領収書・納品書等により証明していくことになり、保存義務期間を過ぎ捨ててしまっていると許可が下りない可能性があります。

書類さえ保存しておけば、このような場合にも対応できますので、ぜひ、保存義務期間が過ぎた書類も保存しておいていただきたいと思います。