社内文書の重要性。

こんにちは、行政書士の高です。

この1ヶ月間、建設業の許可を取得されている会社からご依頼いただいた建設業の更新の書類提出がようやく終わりました。

ご存知の方も多いかもしれませんが、建設業の更新のみであれば、1ヶ月もかかりません。

では、なぜ1ヶ月もかかったか?

 

それは、過去に変更手続をしておかなければいけなかったことが、そのままになっていて、すぐに更新できないという事態になっていたからです。

 

その過去の変更手続をするために、いろいろな証明をする必要があり、 証明書類を作成したり、関係者に署名をもらったりしていたので時間がかかりました。

 

その証明も、本来であれば、社内で保存している文書を提出するとことされているのですが、その文書が保存されていなかったあるいは、その文書自体を作成していなかったためにいろいろな証明が必要となったわけです。

 

詳しく書かないと、よくわからないと思いますが、お客様情報ですので、ご勘弁ください。

 

ただ、今回、権限を明確化した規程や議事録、あるいは、取引先との社内文書等は、必ず大切に保存することが重要だと感じました。

もちろん、中小企業では、「社長が権限を持っているのは当たり前!社長の鶴の一声で会社が動く!」という実体があり、わざわざ書類にすることは面倒だと思いますが、わかりきったことを文書にしておき、保存しておくことで会社の危機を救えることもあります。

 

ついついおざなりになりがちとなる社内文書ですが、けっこう重要ですので、社内で作成・保存することをおススメします!

 

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